背景
月に数百件規模のインバウンドツアーを扱う運用でした。
- 手配チーム：5名
- 共有のExcelブックを日々更新
- 繁忙期があり、月次の書類作成が発生
事例 • 旅行業務
実例
東京の旅行会社向け：Excel→PDFの帳票自動生成
5名の手配チーム向けに、SharePoint同期のExcelから、ガイド請求書と旅程表のPDFを自動生成します。予定変更があっても、安全にすぐ 作り直せます。
概要
実際の数値と、現場の業務フローに合わせて作りました。
繁忙月の出力（例）
ピーク月の、実運用からの一例です。
- ミッション：約300件（ガイド約40名に分割）
- 請求書：約40件（ガイドごとに1件）
- 旅程表：約100件（旅行ごとに1件）
- PDF出力：約140本（繁忙月の例）
導入前 → 導入後
手作業のコピペ中心から、作り直しまで含めて回せる形にしました。
- 月5〜15時間 → 約10分
- 命名や書式のズレによるミスを減らしました
- 変更時の作り直しが容易になり、手戻りコストを削減
課題
日常のExcel作業が、毎月の運用負担になっていました。
入力が散らばっている
複数のExcelファイルに情報が分かれ、複数人が日々更新していました。出力はフィルタ、コピー、手動のPDF出力が中心です。
- 命名規則のばらつき
- 人名や地名の表記ゆれ（アクセントや綴りの違い）
- 直前の旅程変更で手戻りと重複が発生
- 反復作業が多く、ミスとストレスが増える
譲れない条件
いまの運用とテンプレートに、無理なく収まる必要がありました。
- Excelを正として維持する
- 同じファイルを扱う他チームの作業を止めない
- ルールは非エンジニアでも更新できる
- 安全運用（元ファイルは上書きしない）
作ったもの
速度と安全性を優先し、現場の手触りを崩さない小さな2つのツールにしました。
請求書生成（Windows ツール）
正しい請求書PDFを生成します。
- 元のブックとテンプレートを自動で探索
- 期間、担当者、特例ルールを画面で選択
- 命名とデータを揃えてPDF出力
旅程表生成
ミッションごとにテンプレートへ反映し、クライアント向けPDFを出力します。
- 行程、日付、宿、移動、チケット情報などを反映
- 旅程変更があっても作り直しが簡単
Excel 上の設定
ルールはExcelに置き、手配チームで更新できるようにしました。
- 細かい支払い調整
- 社内の表記ゆれを吸収する同義語設定
- 設定ミスを防ぐチェック
運用フロー
できる限り自動で進めます。迷うときは必ず確認します。
- まずは簡単なチェック（ファイル不足、Excel ロックなど）を行います。
- 元ブックを自動で見つけ、候補が複数ある場合だけ選択します。
- 対象の年とシートを選び、ガイドと請求期間を指定します。
- 設定ブックのルールと特例を適用します。
- 表記ゆれ（アクセントや綴り）を扱い、曖昧な場合は確認します。
- 作業は一時フォルダで行い、元ファイルは触りません。
- PDFを出力し、実行履歴を残します。違和感があるときに後から追えます。
繁忙月でも安心して回せることが最優先でした。出力が予測でき、確認が分かりやすく、危険な副作用が出ないようにしました。
結果
速度と一貫性が上がり、避けられるミスが減りました。
- 繁忙月の例：ミッション約300件、ガイド約40名、旅程表約100件 → PDFを約140本生成
- 月5〜15時間の作業が、約10分に短縮
- 直前の旅程変更があっても作り直しが容易
- テンプレート、命名、書式の統一で出力が安定
- 実行履歴が残り、確認とトラブル対応がしやすい
導入と引き継ぎ
軽量な形で納品し、短期間で展開しました。
無理のない統合
Windows の .exe として配布し、周辺の運用を大きく変えずに使えるようにしました。
- SharePoint同期のExcelと既存テンプレートで動作
- 新しいアカウントや大きな移行は不要
- 他チームの作業を止めない前提で設計
短いサイクルで改善
10月に初回デモ、1月に本番運用開始。初期の例外は現場のフィードバックで早く潰しました。
- ドキュメントと FAQ
- 現場と管理側への簡単な説明会
- 新しいルールや例外へのフォロー（任意）
似た課題がある場合
スプレッドシート、PDF、月次の事務作業に時間が取られている場合、多くは安全で軽量な改善で大きく楽になります。