EdTech スタートアップ向け：修了証の自動発行と即時レポート

背景

受講完了、修了証、フォローアップのレポートなどを扱う社内運用。

• チーム規模：5〜10名
• Googleドライブ、スプレッドシート、Gmail
• 複数フォルダに分かれた「元シート」

高ボリュームの出力

正確で、繰り返し実行できることが必要でした。

• 修了証を約1,500件生成
• 社員ごとに .docx と .pdf を出力
• 会社のメールボックスから、ボタン一つで送付

導入前 → 導入後

手作業の結合や追いかけ作業を減らし、同じ手順で回せるようにしました。

• 数時間〜数日かかっていた作業が、バッチごとに数分へ
• 送付漏れや誤送信を低減
• 書式が揃い、後から確認しやすい

データが散らばり、整っていない

受講完了データが複数のスプレッドシートとドライブのフォルダに分散していました。メールアドレスや詳細（役職、会社名の表記ゆれ、日付など） も別管理です。

• 正が複数（名簿、完了記録、エクスポート）
• 同名がある、書式が揃っていない
• 「別の人に送ってしまう」リスクが高い

譲れない条件

日々使っているもののまま、確実に回る必要がありました。

• Googleドライブとスプレッドシートを正として維持する
• ブランド付きの .docx と .pdf 修了証を作る
• 会社アドレスから、ボタン一つで送付
• ログと安全な再実行（重複送信を防ぐ）

修了証ジェネレーター

.docx テンプレートから、個別の修了証を生成します。

• 氏名、モジュール、完了日、役職、会社情報を取り込み
• 日付や氏名の表記を整え、必須項目の欠落をチェック
• 追跡できるよう、修了証IDを付与

PDF出力とメール送付

PDFを出力し、会社メールから正しい宛先へ送付します。

• 送付は小分けにして行い、失敗時は自動で再試行
• 送付前のテスト実行（確認用）
• 宛先ごとのログ（状態、時刻、出力ファイルリンク）

フォーム → レポート（Apps Script）

フォーム送信ごとに、グラフ付きの個別レポートを作り、数分以内にメール送付します。

• タイマーではなく「送信」をきっかけに実行
• 入力データと参照テーブルから指標を計算し、図表を生成
• テンプレートに反映してPDF出力し、そのまま送付

修了証（一括）

1. 必要なスプレッドシートを見つけ、ドライブのフォルダへのアクセスを確認します。
2. 参加者一覧と完了記録を取り込み、メールや必須項目の欠落をチェックします。
3. テンプレート変数を解決し、作業フォルダへ .docx を生成します。
4. PDFに出力し、受講者ごとのログ（生成済み、送付済み、スキップなど）を残します。
5. 正しい添付で送付し、送付済みの行は明示的に指定しない限り再送しません。

レポート（送信時に実行）

1. フォーム送信時に内容を取り込み、基本チェックを行います。
2. 指標を計算し、グラフを生成します（参照表の検索も含む）。
3. レポートテンプレートに反映し、PDFに出力します。
4. 送信者へメール送付し、サポート用に簡単な記録を残します。

無理のない設計

ドライブの既存構造とテンプレートを前提にし、整理し直すプロジェクトにしない方針です。

• フォルダが分かれていても対応できる「元シートのマップ」
• テンプレート変数をドキュメント化し、更新しやすく
• バッチごとの保存先を固定し、後から追いやすく

運用とサポート

ログ、切り分け、将来の拡張（項目追加、レポートの派生）を見据えた形にしています。

• 1枚のガイドと、よくある例外の FAQ
• 送付前の簡単なプレビュー手順
• ボリューム増加に合わせたフォロー（任意）